Di balik meriahnya sebuah acara, ada struktur event organizer yang merencanakan semua kegiatan agar berlangsung aman. Struktur inilah yang bertanggung jawab untuk merencanakan, memastikan keberlangsungan acara, hingga dokumentasi.
Anda yang berencana menggelar acara tertentu dan menggunakan jasa event organizer perlu tahu struktur organisasinya.
Karena dari struktur ini, Anda akan tahu siapa yang bisa diajak berkoordinasi dan bertanggung jawab.
Yuk, simak seperti apa struktur, tugas, dan tanggung jawab masing-masing dalam artikel ini.
Struktur Event Organizer dan Tanggung Jawabnya
Setidaknya ada delapan komponen dalam struktur EO yang sangat penting:
1. Manajer Proyek
Pemimpin EO biasanya adalah manajer proyek yang punya tanggung jawab penuh pada sebuah acara.
Tugas utamanya adalah mengawasi seluruh rangkaian persiapan hingga acara selesai.
Berperan sebagai ketua, manajer proyek harus tahu detail proses penyelenggaraan sebuah acara.
Ialah yang akan mencari solusi ketika terjadi kendala dan memastikan seluruh proses berjalan sesuai jadwal.
2. Tim Kreatif
Ini dia tim yang akan berkolaborasi bersama Anda secara langsung untuk menyelenggarakan acara.
Dalam struktur organisasi event organizer, tim kreatif akan menggali ide atau konsep menarik sesuai tujuan acara.
Tim inilah yang akan menyusun konten acara, mengawasi penerapan konsep, hingga evaluasi.
3. Tim Produksi
Setiap EO memiliki tim produksi yang akan mengatur dan mendirikan panggung serta berkoordinasi dengan vendor. Tim ini akan memastikan semua perlengkapan aman dan tersedia.
4. Tim Logistik
Setiap barang yang diperlukan tentu perlu transportasi dan semua tim membutuhkan konsumsi saat meeting atau acara berlangsung. Semua itu menjadi tugas dan tanggung jawab dari tim logistik.
5. Tim Marketing
Ketika ingin menyelenggarakan acara berskala besar, pada struktur dalam event organizer perlu adanya tim marketing.
Tim inilah yang akan mencari sponsor, membuat proposal, dan bernegosiasi demi pendanaan acara.
Selain itu, tim marketing juga punya tugas lain yaitu mempublikasikan acara agar target penonton terpenuhi. Mereka akan sangat sibuk ketika persiapan acara berlangsung.
6. Tim Keuangan
Tanpa tim keuangan, acara akan sulit untuk berlangsung. Tim inilah yang menjadi jantung EO karena akan menyusun anggaran hingga mengelola seluruh pembayaran ke setiap vendor.
Tim keuangan juga akan menyusun laporan secara detail yang akan diserahkan kepada manajer proyek.
7. Tim Dokumentasi
Setiap acara juga memerlukan tim dokumentasi yang bertanggung jawab untuk mengabadikan setiap momen penting. Baik itu ketika persiapan acara, berlangsungnya acara, atau saat evaluasi.
Tim dokumentasi bisa memotret atau memvideokan seluruh proses yang akan menjadi kenang-kenangan penting. Kenangan ini juga perlu diberikan kepada pihak sponsor.
8. Tim Acara
Pada saat acara berlangsung, bukan hanya tim kreatif yang akan terjun ke lapangan tapi ada juga tim acara. Tugas crew event organizer ini akan mengatur rundown acara berjalan lancar.
Mereka juga yang akan berkoordinasi dengan artis, pengendali teknis, hingga mencari solusi jika terjadi kendala. Perannya begitu penting dan akan sangat sibuk ketika acara terselenggara.
Bersama struktur event organizer yang tepat, Anda tidak hanya bisa menghadirkan acara berupa panggung gembira tapi juga outing kantor seru. Untuk mewujudkannya, Anda bisa bekerja sama dengan Panorama Events.
Kami siap membantu Anda merancang konsep outing kantor dari nol hingga acara berakhir.
Dengan begitu, Anda bisa menikmati outing sepenuhnya tanpa terbebani lagi untuk mengorganisir acara.
Ingin tahu seperti apa rancangan acara menariknya? Kontak Panorama Events sekarang juga untuk bisa mulai konsultasi.
