Penyelenggaraan event yang sukses tidak terlepas dari perencanaan yang matang, termasuk dari segi pembiayaan. Maka dari itu, tim kepanitiaan perlu menerapkan cara menyusun Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang baik.
RAB merupakan perhitungan perkiraan total biaya yang diperlukan untuk pengadaan event. Dokumen ini perlu Anda buat dalam tahap perencanaan event. Tujuannya yaitu sebagai panduan pengelolaan keuangan serta menjamin kelancaran event.
Lantas, bagaimana agar RAB event efektif? Mari simak panduan lengkap penyusunan RAB berikut.
Cara Menyusun Rancangan Anggaran Biaya
Anggaran termasuk aspek krusial yang mempengaruhi jalannya event. Supaya event berlangsung lancar, ikuti cara menyusun RAB berikut:
1. Menetapkan Tujuan dan Budget Event
Langkah pertama dalam penyusunan rancangan biaya adalah menetapkan tujuan event. Anda juga perlu memahami detail event supaya bisa merencanakan anggaran dengan efektif.
Anda bisa memulai dengan memastikan tujuan pengadaan event. Setelah menetapkan tujuan event dengan jelas, Anda dapat menentukan jenis event yang sesuai. Di samping itu, tujuan event juga berpengaruh terhadap kebutuhan dan alokasi anggaran.
Sebagai contoh, perusahaan berencana meningkatkan skill karyawan, maka bisa mengadakan seminar atau pelatihan.
Sementara itu, jika bertujuan mengadakan acara rekreatif, maka bisa memilih event kasual seperti outing day atau outbound.
Dalam tahap awal perencanaan event, Anda sebaiknya juga menetapkan batas anggaran untuk pengadaan event.
2. Mengidentifikasi Kebutuhan Event
Setelah menetapkan jenis event, Anda perlu mengidentifikasi apa saja kebutuhan event. Perincian kebutuhan akan menjadi dasar penghitungan biaya.
Hal tersebut karena setiap jenis event memiliki kebutuhan yang berbeda. Misalnya saja, seminar online pastinya akan memerlukan sumber daya yang beda dari sesi pelatihan.
Oleh karena itu, dalam perencanaan anggaran, Anda perlu membuat daftar kebutuhan secara komprehensif.
Mulai dari lokasi, peralatan, materi kegiatan, konsumsi, narasumber, hingga transportasi.
Kemudian tentukan juga jasa apa saja yang Anda perlukan dalam penyelenggaraan event. Contohnya seperti jasa catering, jasa dekor, dan jasa transportasi.
3. Membuat Skala Prioritas
Tahap selanjutnya dalam cara menyusun rancangan anggaran biaya adalah membuat skala prioritas.
Jika pada tahap sebelumnya Anda hanya perlu membuat daftar seluruh kebutuhan event, maka kali ini perlu memilah berdasarkan prioritas.
Nantinya skala prioritas akan menjadi patokan dalam mengalokasikan anggaran agar lebih optimal.
Adapun cara membuat skala prioritas yaitu dengan menentukan apa saja yang termasuk komponen utama dan pelengkap.
Contoh komponen utama untuk pengadaan event yaitu sewa venue, peralatan seperti meja, kursi, proyektor, mikrofon, dan sound system. Sementara itu, dekorasi dan merchandise umumnya termasuk elemen pelengkap.
4. Melakukan Riset Harga
Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang efektif harus meliputi estimasi biaya secara lengkap. Sebelum menghitung estimasi, Anda perlu melakukan riset harga untuk masing-masing kebutuhan.
Saat melakukan riset, pastikan mengumpulkan informasi harga yang up to date sehingga penghitungan estimasi sesuai dengan biaya di lapangan saat ini. Dengan demikian, RAB akan lebih akurat.
5. Menghitung Total Biaya Event
Setelah mendapatkan informasi harga terupdate untuk seluruh kebutuhan event, Anda bisa melanjutkan dengan menghitung total biaya.
Caranya sendiri cukup mudah, yaitu dengan menjumlahkan semua biaya. Namun, Anda juga mempertimbangkan kesesuaian total biaya event dengan budget yang tersedia.
Penting untuk memastikan bahwa total biaya sesuai dengan budget yang direncanakan. Apabila melebihi, maka Anda perlu membuat penyesuaian dengan mengurangi biaya berdasarkan skala prioritas.
6. Membuat Estimasi Biaya Variabel
Untuk membuat rancangan anggaran yang efektif, Anda juga perlu mempertimbangkan berbagai biaya variabel dan biaya tambahan.
Pelaksanaan event bisa saja terancam gagal apabila mengabaikan variabel dan biaya tambahan. Hal ini karena penghitungan biaya variabel bertujuan sebagai langkah antisipasi situasi tidak terduga.
Sebagai contoh, jasa catering terlambat atau salah menghitung jumlah total peserta event.
Alhasil, panitia harus mencari alternatif untuk menyediakan konsumsi dan perlu mengeluarkan biaya lagi.
Nah, untuk mengantisipasi kejadian semacam itu, ada baiknya menyertakan cadangan anggaran dalam RAB
7. Revisi dan Persetujuan RAB
Langkah terakhir dalam cara menyusun rancangan anggaran biaya adalah revisi dan mengajukan persetujuan.
Biasanya, proses penyusunan RAB dilakukan dengan diskusi bersama tim. Setelah semua data terkumpul, susun ke dalam tabel secara rapi dan komprehensif.
RAB juga sebaiknya menggunakan format yang terstruktur untuk mempermudah proses review dan revisi.
Pengadaan event akan resmi dimulai setelah RAB mendapatkan persetujuan. Selanjutnya, panitia perlu melakukan pemantauan pengeluaran aktual serta evaluasi berkala. Tujuannya untuk memastikan pengeluaran tidak melenceng jauh dari RAB.
Tips Membuat RAB Event yang Efektif
Menyusun anggaran biaya untuk pengadaan event merupakan proses yang cukup menantang. Untuk membantu pembuatan RAB yang efektif, Anda bisa mengikuti beberapa tips berikut:
1. Diskusi Tim untuk Penyusunan RAB
Selama proses penyusunan RAB, penting untuk melibatkan seluruh tim. Hal ini karena pengadaan event memerlukan kolaborasi dari seluruh anggota tim. Bahkan terkadang event perlu kerjasama lintas divisi.
2. Pembuatan Cadangan Anggaran
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, pengadaan event tidak terlepas dari biaya tambahan dan tidak terduga.
Maka dari itu, sebaiknya RAB juga mencakup cadangan anggaran sekitar 5-10% dari biaya total.
3. Menggunakan Aplikasi
RAB berperan sebagai pondasi penting pembiayaan untuk penyelenggaraan event. Maka tidak heran jika proses penyusunan RAB perlu dilakukan dengan akurat.
Untuk mempermudah penyusunan RAB, Anda bisa memanfaatkan aplikasi pengolah data seperti Excel, Google Sheet, atau aplikasi manajemen keuangan lainnya.
Penggunaan aplikasi tidak hanya membantu penghitungan yang akurat, tapi juga meningkatkan transparansi seluruh aktivitas.
4. Membandingkan Harga dan Negosiasi
Agar pembiayaan lebih optimal, sebaiknya mencari sumber daya dan jasa dengan harga lebih hemat.
Cobalah bandingkan dulu beberapa opsi sebelum menetapkan pilihan. Tujuannya yaitu untuk mendapatkan penawaran terbaik untuk biaya yang Anda keluarkan. Jika tersedia, ada baiknya mempertimbangkan paket hemat dan potongan biaya.
Anda juga bisa mengoptimalkan pembiayaan dengan menegosiasikan harga dengan supplier dan vendor.
5. Pertimbangkan Pakai Jasa EO
Jasa EO (Event Organizer) menyediakan layanan pengadaan event untuk berbagai kebutuhan. Jasa EO memiliki tim yang sudah berpengalaman dalam menyelenggarakan event, mulai dari perencanaan, hingga eksekusi.
Penyedia jasa EO biasanya juga sudah bermitra dengan beragam vendor dan supplier terpercaya. Sehingga dengan bantuan EO pengadaan event bisa berlangsung lebih lancar.
Jasa EO Event Outing Kantor Paling Lengkap
Mengetahui cara menyusun Rencana Anggaran Biaya baru sebatas salah satu langkah dalam perencanaan event. Tahap selanjutnya melibatkan kerjasama dari berbagai supplier dan vendor yang event butuhkan.
Panorama Events merupakan jasa EO yang mengkhususkan diri dalam pengadaan outing kantor. Kami befokus dalam pengadaan event outing yang berkesan dan memberikan dampak berkelanjutan bagi tim.
Kamu juga menjalin kerjasama dengan vendor-vendor bereputasi untuk menjamin kesuksesan event. Konsultasikan sekarang juga untuk merencanakan outing bersama Panorama Events.
